営業活動を支える存在として欠かせないのが「営業事務」です。書類作成や受発注管理、顧客対応など幅広い業務を担い、営業部門の生産性を高める役割を果たしています。本記事では、営業事務の特徴や一般事務との違い、具体的な仕事内容、必要なスキル、キャリアの広がりについてわかりやすく解説します。
1. 営業事務とは？一般事務との違い
営業事務は、営業担当者を支援するための事務職です。単なる書類作成にとどまらず、顧客とのやり取りや社内調整も行うため、業務の幅が広いのが特徴です。
一般事務との比較
| 項目 | 営業事務 | 一般事務 |
|---|---|---|
| 対応部門 | 営業部門中心 | 全社横断的 |
| 主な業務 | 見積・請求書作成、受発注管理、顧客対応 | 備品管理、データ入力、電話対応 |
| 求められるスキル | 営業知識、コミュニケーション力、正確性 | 事務処理力、調整力、柔軟性 |
2. 営業事務の主な仕事内容
営業事務は正確さとスピードが求められる仕事です。以下が主な業務の例です。
- 見積書・契約書・請求書などの作成
- 受発注業務、在庫や納期の管理
- 顧客データベースの更新・管理
- 電話やメールでの問い合わせ対応
- 来客応対、社内調整
図解：営業事務の業務フロー
[営業活動]
↓（受注）
[営業事務：受発注処理]
↓
[営業事務：見積・契約書作成]
↓
[納品・検収対応]
↓
[請求・入金管理]
営業担当者が営業活動に専念できるのは、営業事務がバックオフィスで支えているからです。
3. 営業事務が扱う主な書類
営業事務は、取引に欠かせない書類を正確に管理します。
| 書類名 | 内容・目的 |
|---|---|
| 契約書 | 取引条件や合意内容を明記 |
| 見積書 | 提供内容・価格を提示 |
| 発注書／申込書 | 顧客の発注意志を記録 |
| 納品書 | 商品やサービスの納品内容を確認 |
| 検収書 | 顧客が受領したことを証明 |
| 請求書 | 代金の支払いを依頼 |
これらは企業間取引の信頼を築くうえで欠かせない書類です。
4. 営業事務に求められるスキル
営業事務は幅広い業務をこなすため、以下のスキルが求められます。
- 事務処理能力：書類作成や入金確認などを正確に処理
- PCスキル：Excel関数、Word、PowerPointの実務操作
- コミュニケーション能力：顧客対応や社内調整で必須
- 臨機応変さ：クレームや突発的依頼に対応
- タスク管理力：優先順位をつけて効率的に進行
- スケジュール管理力：締切遵守と業務全体の調整
5. スキルアップに役立つ資格
営業事務としてステップアップするには資格取得も有効です。
- MOS（Microsoft Office Specialist）：Word・Excel操作スキルの証明
- 日商簿記：会計や財務の基礎知識を習得
- 秘書検定：ビジネスマナーや応対スキルを評価
- TOEIC：英語でのビジネス対応力を証明
- 文書情報管理士：電子保存・文書管理の専門知識
6. 営業事務で働くメリット
営業事務の仕事には、以下のメリットがあります。
- キャリア展望が広い
営業プロセスを理解できるため、営業企画や管理部門へのキャリア展開がしやすい。 - PCスキルが実務で身につく
日常的にExcelやPowerPointを使用するため、自然とスキルが高まる。 - 働き方の柔軟性
定型業務が中心でスケジュール管理がしやすく、派遣やパート勤務では残業が少ない傾向。
まとめ：営業事務は営業活動を支える「社内の要」
営業事務は単なる裏方ではなく、営業担当者のパートナーとして、企業の成長を支える存在です。正確性や柔軟性が求められる一方、スキルアップやキャリア展開の可能性も広がっています。
「縁の下の力持ち」として、営業部門と企業全体を支える重要な役割を担うのが営業事務なのです。
