営業活動を円滑に進めるために欠かせない「営業事務」。本記事では、営業事務の役割や一般事務との違い、具体的な業務内容、必要なスキル、スキルアップに役立つ資格、さらには働くメリットについて解説します。
1. 営業事務とは？一般事務との違い
営業事務とは、営業担当者のサポートを中心とした事務職です。見積書や請求書の作成、受発注業務、顧客対応など、業務の幅は広く、社内外との調整役も担います。
一般事務との違い
| 比較項目 | 営業事務 | 一般事務 |
|---|---|---|
| 対応部門 | 営業部門中心 | 全社横断的 |
| 業務内容 | 受発注、書類作成、顧客対応など | 備品管理、データ入力、電話対応など |
| 求められるスキル | コミュニケーション能力、正確性、営業理解 | 事務処理力、調整力、柔軟性 |
2. 営業事務の主な仕事内容
営業事務の業務は多岐にわたり、正確かつ迅速な対応が求められます。
【主な業務一覧】
- 資料作成・データ入力
- 見積書や請求書の作成
- 顧客管理・対応
- 商品や在庫の管理
- 電話・メール対応
- 来客対応 など
図解：営業事務の業務フロー
［営業活動］
↓（受注）
［営業事務：受発注処理］
↓
［営業事務：見積・契約書作成］
↓
［納品・検収対応］
↓
［請求・入金管理］
3. 営業事務が扱う主な書類
営業事務は、商取引を進めるうえで欠かせない以下の書類を正確に取り扱います。
| 書類 | 内容と目的 |
|---|---|
| 契約書 | 商品・サービス提供に関する合意内容を明記 |
| 見積書 | 提供する内容・価格を事前提示 |
| 発注書／申込書 | 顧客の購入意思を記録 |
| 納品書 | 納品内容の確認 |
| 受領書／検収書 | 顧客が商品・サービスを受領した証明 |
| 請求書 | 支払いを求める公式書類 |
これらの書類は、ビジネスの信頼性を支える基盤です。
4. 営業事務に求められるスキル
営業事務は、多様な業務に対応するため、以下のスキルが求められます。
| スキル | 内容 |
|---|---|
| 事務処理能力 | 書類作成や入金確認などの正確な事務対応 |
| PCスキル | Excel関数・Word・PowerPointなどの操作力 |
| コミュニケーション能力 | 社内外との調整や顧客対応で必須 |
| 臨機応変さ | クレーム対応や突発的な依頼への柔軟さ |
| タスク管理力 | 業務の優先順位づけと進行管理 |
| スケジュール管理力 | 締切を守り、業務全体を調整する能力 |
5. スキルアップに役立つ資格
営業事務としてのスキルを高めるためには、以下の資格取得がおすすめです。
| 資格名 | 内容 |
|---|---|
| MOS（Microsoft Office Specialist） | Word・Excel等の操作スキル証明 |
| 日商簿記 | 会計処理や財務知識の習得 |
| 秘書検定 | 社会人マナーと応対スキルの証明 |
| TOEIC | 英語でのビジネス対応力の指標 |
| 文書情報管理士 | 書類の電子保存・管理に関する専門知識 |
6. 営業事務で働くメリット
営業事務には、他の事務職にはない利点があります。
① キャリアの展望が広い
営業活動の理解が深まることで、将来的に営業企画や管理部門へのキャリア展開がしやすくなります。
② PCスキルの実務習得
日常業務でExcelやPowerPointを使いこなすことで、実践的なスキルが自然と身につきます。
③ 働き方の柔軟性
定型業務が中心のため、業務量の波が読めてスケジュール管理しやすい傾向があります。特に派遣・パート勤務では、残業が少ないことも魅力です。
まとめ：営業事務は「社内の要」となる存在
営業事務は、単なるサポート業務にとどまらず、社内外との調整や顧客対応を通じて、営業部門全体の生産性を高める重要なポジションです。正確性や対応力が求められる一方で、スキルアップやキャリアの広がりも期待できる仕事です。
スキルを磨きながら、企業の営業活動を支える“縁の下の力持ち”として活躍してみてはいかがでしょうか。
